Nach einer zweijährigen Übergangszeit tritt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai 2018 verpflichtend in Kraft. Die Gültigkeit dieser Verordnung betrifft jedes Unternehmen in der gesamten Europäischen Union, das personenbezogene Daten verarbeitet. Die Organisation der Prozesse im Umgang mit Daten von EU-Bürgern wird dadurch erstmals einheitlich geregelt.
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Personenbezogene Daten: |
Auch bei HubSpot dreht sich zurzeit alles um die DSGVO; Mitarbeiter der Technik und Sicherheit arbeiten seit dem Beschluss dauerhaft an der Implementierung aller nötigen Änderungen, um zum Stichtag im Mai allen Richtlinien der neuen Verordnung zu entsprechen.
Diese Anpassungen beziehen sich ebenso auf die Produkte von HubSpot, als auch auf die bekannten „best practices“ der Inbound Methodik und selbstverständlich auf die Verarbeitung der Kundendaten.
DSGVO konformes Inbound Marketing ist dank der vielen Optionen von HubSpot leicht zu realisieren. Folgende Dinge können Sie mit wenigen Schritten direkt anpassen:
Als Unternehmen verpflichten Sie sich entsprechend der DSGVO dazu, die Einwilligung zur Datenspeicherung und Verarbeitung direkt vom Kunden einzuholen. Der betroffene Nutzer muss diese Einwilligung freiwillig geben und über den Zweck der Nutzung seiner personenbezogenen Daten informiert werden.
Das heißt, für Formulare wird das Opt-Out durch das Opt-In Verfahren ersetzt. Damit willigt eine Person erst mit dem aktiven Anhaken des Kontrollkästchens zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten ein.
IN HUBSPOT: Ergänzen Sie Formulare auf Ihrer Website, die personenbezogene Daten abfragen, um ein weiteres Formularfeld. Wählen Sie für dieses als Label einen Namen, z.B. "Double-Opt-In" und wählen Sie beim Feldtyp „Einfaches Kontrollkästchen“, um Ihren zukünftigen Leads die Möglichkeit zu geben, der Datenverarbeitung zuzustimmen. Definieren Sie dieses Feld anschließend als Pflichtfeld.
Ein Double-Opt-In ist eine Vorgehensweise, bei dem der Nutzer dem Unternehmen noch einmal bestätigt, dass er persönlich ein Formular mit seinen Daten ausgefüllt hat und diese verarbeitet werden dürfen, impliziert z.B. auch die Kontaktierung durch gezielte Mailings.
IN HUBSPOT: Unter den Content-Einstellungen finden Sie links den Menü-Punkt "E-Mail". Klicken Sie darauf und gehen in den Reiter "Abonnements". Scrollen Sie nun runter bis zu den "Double-Opt-In"-Einstellungen. Hier können Sie den Double-Opt-in aktivieren sowie eine Double-Opt-In Mail verfassen und sorgen somit dafür, dass jeder Nutzer, der auf Ihrer Webseite ein Formular ausfüllt, eine Bestätigungs-Email erhält.
Nach der DSGVO steht es jeder Einzelperson zu, einen Export über die eigenen Daten anzufordern. Die Gründe dafür könnten z.B. ein Anbieterwechsel oder reines Interesse sein, um die personenbezogenen Daten bestmöglich zu schützen.
IN HUBSPOT: Mit HubSpot lassen sich solche Datensätze problemlos an eine beliebige Mailadresse und in verschiedenen Dateiformaten exportieren. Lassen Sie sich all Ihre Kontakte in HubSpot anzeigen. Suchen Sie sich in dieser Listenansicht den gewünschten Kontakt raus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen. Klicken Sie dann links neben der Liste unter "Optionen" auf "Exportieren".
Jede Mail, die mit HubSpot versendet wird, enthält eine Abmelde-Schaltfläche, mit der sich Kunden selbständig als Empfänger austragen können, um ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Dies ermöglicht Ihnen, die Auflagen der EU-weit geltenden E-Privacy-Verordnung zu erfüllen.
IN HUBSPOT: Änderungen zu Kundendaten können direkt unter Kontakte eingetragen werden.
In den Content-Einstellungen unter „E-Mail“, können Sie im Reiter "Abonnements" Abo-Kündigungs-Back-up-Seiten definieren und verwalten.
UPDATE - 28. März 2018: HubSpot hat auf die Änderungen, die durch die DSGVO auf Unternehmen zukommen, reagiert und Funktionsweisen für die Software entwickelt, mit denen jeder HubSpot-Nutzer DSGVO-konform handelt. Eine Auflistung der neuen Features und Ihrer geplanten Umsetzung finden Sie hier.
Kaum ein Unternehmen in der EU kann sich von der Verwendung personenbezogener Daten freisprechen. Das Ziel einer einheitlichen Datenschutzverordnung gewinnt aufgrund der rasanten technischen Entwicklung enorm an Bedeutung.
Ein echter Pluspunkt im Inbound Marketing und bei der Arbeit mit HubSpot: Durch kleine Änderungen können Sie Ihr Handling mit Kundendaten an die DSGVO anpassen.
Ihr Ziel sollte sein, bis zum 25. Mai 2018 alle nötigen Änderungen vorgenommen zu haben, um DSGVO-konform in die neue Datenschutz-Ära zu starten.
Dieser Blog-Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar, sondern reines Informationsgut.
Bei Fragen oder Unklarheiten wenden Sie sich bitte an einen Rechtsdienstleister.