Customer-Relationship-Management-Systeme: Ihre 8 Vorteile

"Der Kunde Frank Müller hat mit Ihrem Mitarbeiter Andreas Stein mündlich vereinbart, nächste Woche die besprochene Bestellung per Telefon aufzugeben. Als Herr Müller anruft, ist jedoch nur noch Herr Schmidt im Haus. Herr Müller ist verärgert, dass Herr Schmidt nicht über die vorherige Unterhaltung informiert ist und er seine Bestellung erneut erläutern muss."

Wie können Sie dieses Problem zukünftig lösen und gleichzeitig Zeit sparen, indem Sie jederzeit jeglichen Kontakt zum Kunden einsehen können?

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Laut einer Umfrage aus dem aktuellen State of Inbound benötigt Ihr Vertriebsteam durchschnittlich 31-60 Minuten pro Tag für die manuelle Dateneingabe. Dabei pflegen Führungspersonen durchschnittlich weniger Daten ein als ihre Mitarbeiter. Infolgedessen ist die große zeitliche Belastung der Dateneingabe für die Vorstandsebene oft nicht direkt ersichtlich.

Eine zeitsparende Lösung bei dem Umgang mit Kundendaten bieten Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM-Systeme). 

Was ist ein CRM-System?

Das CRM-System ist eine Datenbank. Sie können für den Einsatz in Ihrem Unternehmen zwischen einer Standard-/Branchensoftware oder einer Individualsoftware wählen. Bei sehr spezifischen Ansprüchen lohnt sich die Wahl einer Individualsoftware. In dieser Datenbank können Sie Ihre unternehmensbezogenen Daten abgelegen. Jeder Zugangsberechtigte kann automatisch, ohne örtliche oder zeitliche Gebundenheit, auf die eingespeicherten Datensätze zugreifen. Dadurch entsteht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Mitarbeitern des Unternehmens.

Jeder Kontakt mit dem Kunden kann direkt im CRM-System hinterlegt werden, wodurch jeder Mitarbeiter bei einer erneuten Kontaktaufnahme auf dem aktuellen Stand ist. Doppelte Gesprächsthemen oder Unwissenheit vor dem Kunden gehören damit der Vergangenheit an, da alle unternehmensbezogenen Daten jederzeit zugänglich werden.

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8 Vorteile eines CRM-Systems

Im Unternehmenseinsatz dient das CRM-System zur Pflege der Kundenbeziehung, wodurch gezielt der Unternehmenserfolg gesteigert werden kann. Durch die Nutzung des CRM-Systems genießen Sie mehrere Vorteile.

1. Optimierung der Unternehmensprozesse: Sie begeistern den Kunden durch eine reibungslose Zusammenarbeit, weil Sie ihm durch den Zugriff auf alle Daten bei jedem Anliegen sofort weiterhelfen können. Dateninseln von einzelnen Abteilungen gehören der Vergangenheit an und alle Mitarbeiter können abteilungsübergreifend auf die Daten zugreifen.

2. Zeitsparendes Leadmanagement im Vertrieb: Sobald ein aus dem Marketing qualifizierter Lead für den Vertrieb bereit ist, kann dieser über das CRM-System direkt an den Außendienst weitergeleitet werden. Dies spart Ihnen Kosten in der mühsamen persönlichen Vorqualifizierung durch den Vertrieb. Anstattdessen kann dieser sich gezielt um "heiße" Leads kümmern, die bereits vom Marketing vorqualifiziert und dementsprechend vielversprechend sind.

3. Mobile Nutzung und Vertretungsregelung: Gespräche, Termine und weitere Unterlagen können jederzeit aus der Datenbank ohne örtliche Gebundenheit mit den entsprechenden Zugangsdaten abgerufen werden. Durch den Verzicht von Papierablagen agieren Sie umweltfreundlich. Mit einer weiteren Planungsfunktion können Sie beispielsweise während Ihres Urlaubs E-Mails oder andere Dokumente zu einem ausgewählten Zeitpunkt für den Kunden hinterlegen. 

4. Strukturierter Überblick: Sie bekommen einen strukturierten Überblick zu den zahlreichen Kundendaten Ihres Unternehmens. Durch die bessere Kundenkenntnis geben Sie jedem Kunden das Gefühl, höchste Priorität zu haben.

5. Einfache Kontaktaufnahme zum Kunden: Anrufe können direkt über das CRM-System erfolgen, wodurch eine zeitaufwändige Datensuche entfällt. Informationen zu einem Gespräch oder entstandene Aufgaben können direkt im CRM-System hinterlegt werden.

6. Reibungsloser Arbeitsablauf: Sie können den gesamten Arbeitsumfang von Service und Vertrieb im CRM-System hinterlegen. Die eingespeicherten Aufgaben werden den zuständigen Mitarbeiter direkt zugeteilt und können anschließend abgearbeitet werden. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, kundenbezogene Daten im CRM-System zu selektieren und jederzeit nachträglich zu bearbeiten.

7. Automatisierte Auswertung: Durch das CRM-System können Sie auswerten, wie effizient die Kontaktaufnahme zu Ihren Kunden ist. Dabei wird beispielsweise sichtbar, ob sich eine regelmäßige Kontaktaufnahme zu einem Kunden rentiert, ob das ausgewählte Medium verändert werden sollte oder wie rentabel eine Werbemaßnahme war.

8. Kosten sparen: Das CRM-System ist einfach und schnell implementiert. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter durch den einfachen Zugriff auf alle Daten effizienter Ihrer Arbeit nachgehen. Somit sparen Sie langfristig Personalkosten.

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Anhand der zuvor genannten acht Vorteile wird der umfangreiche Nutzen von CRM-Systemen sichtbar. Die Einrichtung eines CRM-Systems unterstützt Unternehmen jeder Größe und hilft Ihnen, Ihre Kundenbindung zu verbessern, effiziente Marketing-Strategien umzusetzen und Ihren Umsatz dadurch langfristig zu steigern. Bei der Umsetzung stehen Ihnen verschiedene Anbieter zur Auswahl. Beispielsweise bietet Ihnen HubSpot eine umfangreiche Software für ein gezieltes Customer-Relationship-Management.

Das Thema "Kundendaten-Management" bildet einen Teilbereich des zukunftsorientierten Inbound-Marketing. Welche weiteren Bereiche Inbound-Marketing ausmachen und wie es Ihnen helfen kann, persönlich und relevant zu werben, haben wir in unserem Webinar "In 7 Schritten in die Zukunft des B2B-Marketings" zusammengefasst, dessen Aufzeichnung Sie sich kostenlos ansehen können.