Frühjahrsputz in HubSpot: 7 tipps zur datenbereinigung

Effektives Datenmanagement und Datenhygiene sind ein unterschätzter Erfolgsfaktor bei der Nutzung von Plattformen wie HubSpot. Wir geben sieben effektive Tipps zur Datenbereinigung und Implementierung einer einheitlichen Nomenklatur, damit ihr das zentrale HubSpot CRM sowie die einzelnen Hubs übersichtlich halten und effizient nutzen könnt – mit und ohne Automation & KI!

Herausforderungen bei der Datenverwaltung in HubSpot

• Duplikate: Mehrfacheinträge von Kontakten oder Unternehmen können zu redundanten Marketing- oder Vertriebsmaßnahmen und fehlerhaften Zuordnungen führen, daher ist die Deduplizierung solcher Datensätze eine der wichtigsten Maßnahmen.
  
  
• Fehlerhafte Daten: Ungenaue oder unvollständige Informationen erschweren personalisierte Kundenansprachen und beeinträchtigen die Entscheidungsfindung.
  
  
• Probleme bei der Datensynchronisation mit anderen Systemen: Insbesondere dann, wenn Daten mit anderen Systemen wie einem externen CRM synchronisiert werden, können Fehler die Datenqualität stark beeinträchtigen. 
  
  
• Uneinheitliche Benennungen: Ohne standardisierte Namenskonventionen können Workflows, Landingpages oder Formulare schwer auffindbar sein, was die Zusammenarbeit im Team behindert. 

Best Practices für die Datenbereinigung

1. Duplikate und Formatierungen bereinigen
2. Verwendet die HubSpot-Tools zur Datenqualität
3. Implementiert eine einheitliche Nomenklatur
4. Verwendet Vorlagen
5. Automatisiert die Datenbereinigung mit Workflows & KI
6. Prüft die Synchronisierung mit anderen CRM-Systemen
7. So sorgt ihr dauerhaft für saubere Daten in HubSpot

Tipp 1: Duplikate & formatierungen bereinigen

Mit der Funktion “Duplikate verwalten” können doppelte Kontakte oder Unternehmen identifiziert und zusammengeführt werden, um Redundanzen zu minimieren. Außerdem stehen Optionen zur Deduplizierung von Datensätzen auch bei Import, Synchronisierung von Integrationen oder in Workflows zur Verfügung. 

1. In der Kontaktliste auf "Optionen" > "Duplikate verwalten" klicken

2. In der Übersicht doppelter Kontakte auf "Überprüfen" klicken

3. Doppelte Kontaktdatensätze anhand der Eigenschaften zusammenführen

Neben der Deduplizierung können auch Formatierungsprobleme in HubSpot direkt über die Optionen in der Kontaktansicht behoben werden:

1. HubSpot erkennt Probleme wie gleiche Vor- und Nachnamen, Platzhalter oder fehlende Großschreibung automatisch

2. Außerem schlägt HubSpot Formatbereinigung für E-Mails sowie Ort, Bundesland und Zeitzone vor

Tipp 2: verwendet die HubSpot-Tools zur Datenqualität 

HubSpot bietet zahlreiche integrierte Tools zur Datenhygiene wie die Korrektur von Datumseigenschaften oder die Formatierung von Namen via Workflows. Das HubSpot Operations Hub beinhaltet zudem Funktionen zur automatisierten Datenbereinigung via Code und der Möglichkeit zur Integration externer Software-Tools oder APIs. 
Das neue Highlight sind die Ende 2024 neu eingeführten HubSpot Tools zur Datenqualität, die eine Gesamtübersicht zu Problemen samt einfachen Möglichkeiten zur Behebung bieten.

Im Video sehen wir die Demo-Tour, die in HubSpot für dieses neue Features angezeigt wird: 

Tipp 3: Implementiert eine einheitliche Nomenklatur

Eine klare Benennungsstrategie erleichtert die Organisation und Auffindbarkeit der Assets in HubSpot. Wir empfehlen, standardisierte Namenskonventionen zu erstellen. Definiert klare Richtlinien für die Benennung von Assets. Unter Assets sind alle Objekte wie Listen, Vorlagen, Landing Pages, Workflows, Formulare, Sequenzen etc. zu verstehen.

Beispiel: Bei der Nomenklatur von Landingpages können neben dem Seitentitel Informationen wie die Art der Seite (Landingpage=LP oder Dankeseite=TY), die Business Unit/Filiale oder die eigene Versionierung im Namen "getaggt" werden. Andere wichtige Kennzeichnungen wie Datum oder Sprache stehen zwar als eigene Spalten zur Verfügung, jedoch kann die zusätzliche Benennung nach der jeweiligen Sprache helfen, den Überblick zu behalten.

Schulung & Feedback des Teams: Stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die festgelegten Namenskonventionen kennen und anwenden, um Konsistenz zu gewährleisten. Durch regelmäßiges Einholen von Rückmeldungen aus dem Team können Prozesse angepasst und optimiert werden.

Tipp 4: verwendet vorlagen

Verwendung von Vorlagen: Standardisierte Templates für häufig genutzte Assets wie E-Mails oder Landingpages unterstützen die konsistente Anwendung der Namenskonventionen durch praktische Vorlagen. Das macht die Einhaltung von Standards oder Brand-Guidelines sowie die Erstellung neuer Assets für alle Benutzer leichter. 

Workflow-Vorlagen: Neben eigenen Vorlagen für spezifische Workflows erleichtert euch HubSpot bereits durch standardmäßig integrierte Vorlagen den Start in die Datenbereinigung mit Workflows:

Tipp 5: automatisiert die datenbereinigung mit workflows & ki

Die Automatisierung von Datenpflegeprozessen reduziert den manuellen Aufwand und sichert die Datenqualität langfristig. In HubSpot sind Workflows das Mittel zum Zweck, denn sie ermöglichen die automatisierte Formatierung, Korrektur oder Zusammenführung redundanter Daten. So können Fehler, wie zum Beispiel die in Tipp 1 beschriebenen Duplikate, oder fehlende Großschreibung von Namen durch automatisierte Prozesse behoben werden – etwa, wenn ein neuer Kontakt über eine Formulareinsendung ins System gelangt.

Zu viele ungenutzte Workflows sind allerdings zugleich ein Problem bei der Ordnung in HubSpot. Aus diesem Grund lohnt sich auch hier der "Frühjahrsputz", denn ihr könnt ungenutzte Workflows ganz einfach identifizieren und entfernen. 

Zusätzlich findet ihr im Tab "Integrität" weitere Möglichkeiten, eure Workflows sauber zu halten, wie z.B. Workflows, die überprüft werden müssen. Wenn ihr Operations Hub ab Pro nutzt, identifiziert HubSpot sogar "ähnliche Workflows". Dies hilft, sich gegenseitig behindernde Logiken zu eliminieren und die Anzahl der Workflows zu reduzieren.

1. Workflow, der Vor- und Nachname von Kontakten großschreibt

2. In Übersicht der doppelten Kontakte auf "Überprüfen" klicken

3. Doppelte Kontaktdatensätze anhand der Eigenschaften zusammenführen

Mit einer Lizenz für Operations Hub Pro wird die Plattform um leistungsstarke Automatisierungsfunktionen erweitert. So helfen KI-Funktionen zur automatisierten Datenbereinigung beispielsweise bei automatischer Korrektur von Datumseigenschaften, einheitlicher Formatierung von Namen und anderen häufigen Datenproblemen.

Operations Hub bietet ab Pro außerdem programmierbare Automation, mit der benutzerdefinierter Code direkt in Workflows integriert werden kann, um komplexe Geschäftsprozesse individuell zu automatisieren. Zudem ermöglichen Webhooks, Daten in Echtzeit an externe Systeme zu senden, sobald bestimmte Ereignisse eintreten. Ein weiteres wichtiges Feature sind die Datenformatierungsaktionen, die eine automatisierte Bereinigung und Standardisierung von Daten innerhalb der Workflows ermöglichen. 

Tipp 6:  Prüft die Synchronisation mit anderen CRM-Systemen

Insbesondere dann, wenn z.B. Kontakte, Unternehmen und andere Objekte mit externen Systemen wie z.B. einem anderen CRM synchronisiert werden, sind saubere Daten noch wichtiger. Wenn zur Anbindung des CRMs eine bestehende Integration von HubSpot (z.B. SalesForce, Microsoft Dynamics etc.) genutzt werden kann, behaltet ihr die Synchronisation direkt in HubSpot im Blick. Fehler bei der Synchronisation werden nicht nur in der Integration selbst angezeigt. Sie werden auch in den HubSpot Tools zur Datenqualität übersichtlich dargestellt (siehe Tipp 2).

Erfolgt die Synchronisation zwischen HubSpot und einem Drittsystem über eine eigene Middleware oder APIs, muss die Datenqualität in der jeweiligen Software oder durch Abgleich fehlerhafter Daten in den jeweiligen Systemen sichergestellt werden.

 Dennoch sind die vorgenannten Tipps und Tools in HubSpot selbst auch in solchen Szenarios hilfreich. Die Tools zur Datenqualität und vor allem Workflows sind ideal dafür geeignet, wenn Daten aus Drittsystemen validiert, formatiert oder in andere Objekte übergeben werden müssen oder umgekehrt, um Daten vor dem Schreiben in Drittsysteme aufzubereiten. In unserem vorherigen Blogartikel "So verbindet ihr CRM & ERP mit der Customer Journey" findet ihr mehr Infos zur Anbindung externer Systeme.  

Euer HubSpot braucht dringend Ordnung? Wir helfen beim Aufräumen!

Janina Panz
Senior Consultant

HubSpot Certified Trainer

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