Double-Opt-In: So setzen Sie es mit HubSpot um

Unternehmen, die Marketing-E-Mails an ihre Kontakte senden möchten, nutzen dazu häufig das sogenannte Double-Opt-In. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile dieses Verfahren bietet und wie es sich mit der Software HubSpot umsetzen lässt.

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Das Double-Opt-In bezeichnet ein etabliertes Verfahren aus dem E-Mail-Marketing, bei dem die Einwilligung zur Versendung von Werbemails vom Nutzer explizit ("doppelt") eingeholt wird. Gerade vor dem Hintergrund aktueller Gerichtsurteile ist dieses Verfahren als rechtssichere Alternative dringend zu empfehlen. Mit diesem Beitrag beantworten wir zwei grundlegende Fragen: Wozu brauche ich das Double-Opt-In? Und wie lässt es sich mit HubSpot umsetzen?

Warum Double-Opt-In?

Grundsätzlich lassen sich beim Newsletter-Versand zwei Wege unterschieden, um die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten einzuholen: Das Single-Opt-In und das Double-Opt-In. Beim Single-Opt-In wird ein Kontakt in die Verteilerliste aufgenommen, sobald er ein entsprechendes Formular mit Marketing-Einwilligung auf der Webseite ausgefüllt hat. Damit gibt er seinen aktiven "Opt-In" für den jeweiligen Service, den er mit Einsendung des Formulars beauftragt hat. 

Laut DSGVO hat jedes Unternehmen eine Dokumentations- und Beweispflicht für die eingeholten Daten. Das heißt, das Unternehmen muss nachweisen können, dass ein Kontakt zu einem Service wie beispielsweise Werbemails aktiv eingewilligt hat. Leider können Formulare durch Dritte missbraucht werden, indem eine andere anstatt die eigene Mail-Adresse angegeben wird. So könnte eine Person Werbemails erhalten, die nie dazu eingewilligt hat und das Unternehmen als Werbetreibender würde sich strafbar machen. 

In der Praxis hat sich daher das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren durchgesetzt. Füllt eine Person ein Formular auf einer Webseite aus, wird zunächst eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link an die betreffende Mail-Adresse geschickt. Erst beim Klick auf den Bestätigungslink wird der Kontakt in die Verteilerliste aufgenommen. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass nur solche Personen Werbemails bekommen, die dies auch wirklich möchten.

Aus Marketing-Sicht scheint das Double-Opt-In auf den ersten Blick kontraproduktiv zu sein. Denn nicht jede Person, die ein Formular auf der Webseite ausfüllt, wird auch auf den Link in der Bestätigungs-Mail klicken, z.B. weil er diese Mail schlicht und einfach in einem überfüllten Posteingang übersieht. Folglich sinkt die Zahl der Kontakte, an die der Newsletter verschickt werden kann. Bei genauerem Hinsehen lässt sich jedoch auch ein Vorteil erkennen: Da die Hürde bei der Anmeldung höher ist, dürften nur solche Personen den Newsletter abonnieren, die auch wirklich an den Angeboten des Unternehmens interessiert sind, was sich in einer höheren Lead-Qualität ausdrücken sollte.

Schauen wir uns einmal an, wie sich das Double-Opt-In mit HubSpot umsetzen lässt.

Double-Opt-In mit HubSpot

Bevor Sie sich dem Double-Opt-In zuwenden, sollten Sie festlegen, ob die Erhebung personenbezogener Daten generell auf Basis der DSGVO erfolgen soll. Sie finden diese Option, wenn Sie in der Menüleiste oben rechts auf das Zahnradsymbol klicken und dann links in der Liste auf "Account-Einstellungen". Wenn Sie das Häkchen setzen, aktiviert HubSpot standardmäßig alle Funktionen zur Einhaltung der DSGVO.

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Um das Double-Opt-In zu aktivieren, klicken Sie wiederum auf das Zahnradsymbol, dann links in der Liste auf "Marketing" und im Dropdown-Menü auf "E-Mail". Sie finden die Funktion unter dem Reiter "Abonnements". Vor Aktivierung müssen Sie noch eine Opt-In-Mail (d.i. die Bestätigungs-E-Mail) veröffentlichen. Im Anschluss wählen Sie aus, ob sich das Double-Opt-In-Verfahren auf alle oder nur auf bestimmte Seiten beziehen soll. Außerdem müssen Sie festlegen, auf welche Seite ein Kontakt nach dem Klick auf den Bestätigungslink gelangt und ob Sie eine zusätzliche Follow-Up-Mail veröffentlichen wollen.

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Abonnement-typen in Hubspot einrichten 

Unter dem Reiter "Abonnementtypen" finden Sie eine Übersicht aller Arten von Benachrichtigungen, für die sich ein Kontakt anmelden kann.

Wichtig, falls Sie den DSGVO-Schalter mit dem dazugehörigen Kontrollkästchen ("Marketing-E-Mails nur an Kontakte etc." - siehe vorletzter Screenshot) aktiviert haben:

Ist das Häkchen an der Stelle gesetzt, prüft HubSpot bei jedem Versand einer Marketing-Mail - der Sie immer einen Abonnement-Typ zugrunde legen müssen - ob auch alle Empfänger in der Empfängerliste dieser Mail einen "Opt-In" in den entsprechenden Abonnement-Typ haben. Falls nicht, wird die Mail an diese Kontakte nicht gesendet. Dies bewahrt Sie davor, aus Versehen Mails an Personen zu senden, die nicht in das Abo eingewilligt haben.

Bedenken Sie jedoch: Dies betrifft nicht nur Marketing-Informationen wie Newsletter, sondern z.B. auch Danke-Mails nach der Registrierung für ein Online-Angebot. Liegt einer Danke-Mail bspw. der Abonnement-Typ "Newsletter" zugrunde, wird diese Danke-Mail nur an Personen mit Newsletter-Abo gesendet. Dies ist problematisch, wenn die Person sich bspw. für ein Webinar angemeldet hat, aber nicht für den Newsletter. So kann Sie die Danke-Mail für die Webinar-Anmeldung nicht erhalten, die evtl. wichtige Infos zum Webinar enthält.

Damit dies technisch funktioniert, empfiehlt es sich daher für solche Fälle, einen Abonnement-Typ "Info-Mailing" oder "Follow-Up" anzulegen für Personen, die aufgrund berechtigen Interesses an einem Angebot wie bspw. einem Webinar Info-Mails von Ihnen bekommen dürfen. Über das Ausfüllen des Anmelde-Formulars wird dieser Abo-Typ dann entsprechend bei dem Angemeldeten gesetzt. 

Hat ein Kontakt dem Erhalt von Werbenachrichten telefonisch oder im persönlichen Gespräch zugestimmt, können Sie ihm in HubSpot nachträglich die Double-Opt-In-Bestätigungsmail zusenden. Dazu klicken Sie in der Menüleiste oben links auf "Kontakte" und dann wiederum auf "Kontakte". Wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus und klicken Sie oberhalb des Profilbilds auf das Dropdown-Menü "Optionen". Hier finden Sie die Funktion "Opt-In-E-Mail senden".

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Wollen Sie den Double-Opt-In-Status mehrerer Kontakte gleichzeitig manuell anpassen, weil Sie bspw. anderweitig nachweisen können, dass die Mail-Adresse der Person nicht missbräulich genutzt wurde, gehen Sie zu "Kontakten". Versehen Sie alle betreffenden Kontakte mit einem Häkchen und klicken Sie in der Leiste rechts auf das Dropdown-Menü "Mehr". Hier finden Sie die Funktion "Double-Opt-In-Status aktualisieren". Anschließend müssen Sie das Double-Opt-In für die ausgewählten Kontakte noch per Mausklick bestätigen.

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Weitere Informationen zum Double-Opt-In mit HubSpot finden Sie in der HubSpot Wissensdatenbank.

Fazit double-opt-in mit hubspot

Das Double-Opt-In ist ein etabliertes Verfahren aus dem E-Mail-Marketing, um auf rechtssicherem Weg werbliche Inhalte an Kontakte senden zu können. HubSpot stellt hierzu einige hilfreiche Funktionen bereit, die Sie automatisiert vor datenschutzrechtlichen Fehlern bewahren. Je nach individuellem Wunsch, bietet Ihnen die Software dennoch auch die Möglichkeit die Vorgänge manuell zu steuern. 

Apropos Opt-In: Wenn Sie die Funktionsfähigkeit des Double-Opt-In mit HubSpot an einem realen Beispiel testen möchten, melden Sie sich doch für unseren Think Inbound-Newsletter an. Nach der Registrierung bekommen Sie von uns automatisch eine Bestätigungs-E-Mail zugeschickt. Und obendrein erhalten Sie regelmäßig aktuelle Informationen rund ums Thema Inbound-Marketing...  ;-)