Am 25. Mai 2018 ist der große Stichtag – die neue DSGVO tritt in Kraft.
Da die neue Datenschutzgrundverordnung den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt, betrifft sie nahezu jede Firma. Viele Unternehmensbereiche sind von den Neuerungen durch die DSGVO betroffen - vom Umgang mit Bewerberdaten über Aufbewahrungsfristen hin zum Versenden von Mailings. Das sorgt in jedem Unternehmen, das mit personenbezogenen Daten arbeitet, für einige Veränderungen.

Auch Websites und –shops müssen viele Firmen nachrüsten. Vorteile haben dabei die Inbound-Marketer, die bereits mit HubSpot arbeiten. Die Marketing-Automation Software hat auf die Einführung der DSGVO reagiert und stellt in diesen Wochen neue Funktionen zur Verfügung, die die Implementierung DSGVO-konformer Prozesse erleichtern.

Im Folgenden erklären wir Ihnen die neuen Funktionen: 

1. Die Rechtsmäßigkeit der Verarbeitung

Sie müssen nach der neuen DSGVO stets über einen Rechtsgrund zur Verarbeitung personenbezogener Daten verfügen.

So hilft HubSpot:

HubSpot stellt seit 27. April 2018 eine neue Eigenschaft zur Verfügung, mit der die Rechtsmäßigkeit der Verarbeitung bestimmter Kontaktdaten nachverfolgt werden kann. Sie können so Ihren Kontakten die Eigenschaft „Rechtsgrundlage“ zuordnen und festlegen, worauf diese bei dem jeweiligen Kontakt beruht.

Auch in Workflows können Sie beispielsweise festlegen, dass bei bestimmten getätigten Aktionen den jeweiligen Kontakten eine Rechtsgrundlage zugewiesen werden soll.

2. Einwilligung

Damit eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig ist, muss die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung erteilen. Eine Einwilligung ist nach Art. 4 Nr. 11 DSGVO „ jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist“ (siehe für weitere Begriffsbestimmungen zur DSGVO: https://dsgvo-gesetz.de/art-4-dsgvo/).

So hilft HubSpot:

Zunächst bietet HubSpot schon seit längerem die Funktion des Double-Opt-in-Verfahrens an. Dies sollten HubSpot-User in jedem Fall nutzen, um DSGVO-konform zu handeln. Mehr zum Double-Opt-in erfahren Sie in unserem ersten Blog-Beitrag zum Thema DSGVO für Inbound-Marketer.

Weiterhin können den potentiellen Kontakten mit Textfeldern in Formularen Hinweise angezeigt werden, bevor diese ihre persönlichen Daten übermitteln und Ihnen die Einwilligung zur Verarbeitung erteilen. Nachdem die Daten des Kontakts übermittelt wurden, speichert HubSpot automatisch eine Kopie des Hinweises, der dem Kontakt angezeigt wurde sowie der Art der Einwilligung und dem Zeitpunkt der Interaktion.

So kann im Nachhinein immer eingesehen werden, zu welchem exakten Wortlaut ein Kontakt seine Einwilligung ursprünglich gegeben hat, auch wenn das Feld im Nachhinein abgeändert wurde.

Diese Art der Nachverfolgung von Einwilligungen wird zukünftig im HubSpot auch für andere Arten der Erstellung von Kontaktdatensätzen wie Datenimporte, APIs und die manuelle Erstellung verfügbar sein. 
Parallel dazu soll ein Kunde/Interessent in Zukunft auch unter seinen Abonnement-Einstellungen die Möglichkeit haben, verschiedene Kommunikationsformen des Unternehmens anzumelden.
Derzeit besteht hier nur die Möglichkeit des Abmeldens.

Diese Änderungen sind ab Mai 2018 vorgesehen!

3. Widerruf der Einwilligung (Opt-Out)

Personen müssen aufgrund der DSGVO jederzeit die Möglichkeit haben, einzusehen, wofür sie sich angemeldet haben und ihre Einwilligung zu widerrufen. Das Widerrufen sollte genauso einfach möglich sein wie die Anmeldung.

So hilft HubSpot:

Im Rahmen der zuvor genannten Produktanpassungen wird in den Abonnement-Einstellungen Annas eindeutige Einwilligung zum Erhalt der jeweiligen Art der Kommunikation angezeigt werden. An dieser Stelle kann sie ihre Einwilligung ganz einfach auch widerrufen. Alternativ könnten Sie die oben erwähnte Eigenschaft „Rechtsgrundlage“ entsprechend manuell anpassen, falls Sie direkt von Anna einen Widerruf der Einwilligung erhalten. 

Zudem werden alle persönlichen E-Mails, die über den Sales Hub versendet werden, zukünftig Links für das Abbestellen der entsprechenden Kommunikationsart enthalten (darunter auch Nachrichten, die im Rahmen von Sequenzen versendet wurden).

Diese Änderungen sind ab Mai 2018 vorgesehen!

4. Cookies

Auch auf die Verwendung von Cookies findet die DSGVO Anwendung. Denn jeder Nutzer hinterlässt auf einer Website Identifikationsmerkmale wie z.B. seine IP-Adresse. Nach Definition der DSGVO sind auch solche Identifikationsmerkmale als personenbezogene Daten anzusehen.

Wichtiger Hinweis: Die DSGVO macht keine klaren Vorgaben zum Einsatz von Cookies. Daher sorgt die Frage, ob ein Hinweis auf die Cookies (Opt-Out Regel) reicht oder eine aktive Einverständniserklärung (Opt-In) von Nöten ist, derzeit für viele Diskussionen.

Für Klarheit wird vermutlich die neue E-Privacy-Verordnung 2019 sorgen, die höchstwahrscheinlich eine neue Regulierung zur Nutzung von Cookies mit sich bringen wird. 

So hilft HubSpot:

HubSpot wird die Standardformulierung zur Einholung der Einwilligung zur Nutzung von Cookies auf HubSpot gehosteten Seiten anpassen, damit Sie eine eindeutige bestätigende Einwilligung einholen können und damit verschiedene Versionen der Cookie-Einwilligungsnachricht basierend auf der angegebenen Domain oder bestimmten URL-Pfaden angezeigt werden können.

Diese Änderungen sind aktuell in der BETA-Phase. 

5. Löschung

Unter bestimmten Voraussetzungen haben betroffene Personen in Zukunft dank der DSGVO das Recht auf Löschung. Die Voraussetzungen, damit Personen dieses Recht geltend machen können, finden Sie im Art. 17 der DSGVO (https://dsgvo-gesetz.de/art-17-dsgvo/). Fordert eine betroffene Person unter Erfüllung dieser Voraussetzungen die Löschung ihrer Daten an, müssen sämtliche personenbezogene Daten dieser Person "unverzüglich" gelöscht werden. 

So hilft HubSpot:

Sie werden in Kürze in Ihrem HubSpot Portal eine DSGVO-konforme Löschung vornehmen können.

Diese Änderungen sind ab Mai 2018 vorgesehen!

6. Auskunft/Übertragbarkeit

Ähnlich wie bei dem Recht auf Löschung hat eine betroffene Person auch das Recht Auskunft darüber zu bekommen, ob das Unternehmen personenbezogene Daten von ihr verarbeitet. Trifft dies zu, so hat die betroffene Person weiterhin ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten und weitere Informationen zur Verarbeitung ihrer Daten, die Sie unter Art. 15 der DSGVO einsehen können (https://dsgvo-gesetz.de/art-15-dsgvo/). 

So hilft HubSpot:

In HubSpot können Sie die entsprechenden Kontaktdatensätze in einem elektronischen Format exportieren. Interaktionsdaten wie Aufgaben, Notizen und Anrufdaten, die nicht in der exportierten Kontaktdatensatzdatei enthalten sind, können mithilfe der API für CRM-Interaktionen extrahiert werden.

7. Berichtigung

Eine betroffene Person kann nach der neuen DSGVO ebenfalls die Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, falls diese inkorrekt oder unvollständig sind.

So hilft HubSpot:

In HubSpot können Sie, falls eine betroffene Person eine Ergänzung oder Berichtigung ihrer Daten verlangt, in dem jeweiligen Kontaktdatensatz ganz einfach die Daten editieren und ergänzen.

8. Sicherheitsmaßnahmen

Nicht nur wegen der neuen DSGVO sollten Unternehmen eine Reihe von Datenschutzgarantien bieten, denn jeder möchte, dass seine Daten geschützt sind. Von Verschlüsselung über Pseudonymisierung bis zur Anonymisierung von Daten sollten verschiedene Maßnahmen von jedem Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, getroffen werden.

So hilft HubSpot:

HubSpot ist derzeit dabei, seine Sicherheitskontrollen in der Datenverarbeitung zu erhöhen.

Übliche Standards der Verschlüsselung werden bereits angewendet, während derzeit noch umfangreiche Verbesserungen an Authentifizierungs-, Autorisierungs- und Prüfungssystemen bei HubSpot vorgenommen werden, um Kundendaten noch besser schützen zu können.

Fazit 

In wenigen Wochen tritt die DSGVO in Kraft und wir sind froh, mit HubSpot eine Software an der Hand zu haben, die umfassende Maßnahmen im Rahmen der neuen Datenschutzbestimmungen ergriffen hat und uns und unseren Kunden damit die DSGVO-konforme Datenverarbeitung enorm erleichtert.